אקסל / אילוסטרציה: Shutterstock
אחד הכלים החשובים בעבודה משרדית ובכלל - בניהול של פרויקטים ומיזמים וכן בניתוח נתונים ומאגרי מידע, הוא תוכנת אקסל הוותיקה. הרבה אנשים משתמשים בכלי בצורה בסיסית, אבל ברגע שמכירים פיצ'רים וטריקים - השימוש משתדרג בעשרות מונים, מחישובים בסיסיים ועד מודלים מתקדמים של נתונים. בתוך כל זה, הבינה המלאכותית הגנרטיבית שפרצה בסערה לחיינו נכנסת לאפליקציה ומאפשרת חקר נתונים אינטואיטיבי ויעיל יותר. גלובס עושה סדר ומציג את הטיפים שישפרו את חווית המשתמש שלכם.
● השווי הוכפל בתוך חצי שנה: חד הקרן איילנד מקבל תג מחיר של 3 מיליארד דולר
● בגלל המלחמה: סטארט-אפ הפינטק רייזאפ מפטר מחצית מעובדיו
פיצ'רים שכדאי להכיר: הטבלה הופכת פשוטה יותר
כלי הבינה המלאכותית נכנסים יותר ויותר למוצרי האופיס השונים של מיקרוסופט, ובהם גם לתוך האקסל. נכון לכתיבת שורות אלו, השימוש ב־Copilot באקסל זמין בגרסה מקדימה בחינם למשתמשי Microsoft 365 Business ו־Enterprise. כך, תוכלו לקבל ניתוחים ותובנות על הדאטה שלכם, לחשוף מגמות, לייצר נוסחאות בעזרת טקסט ופרומפטים ולקבל דגש על מה שחשוב לכם, לדוגמה - עשרת הערכים הגבוהים ברשימה מסוימת.
אם תשמשו באקסל בעזרת הדפדפן, תוכלו להוסיף תוספים לשירות שלכם, כמו למשל ChatGPT For Excel. מה שיהיה עליכם לעשות זה לכתוב באחד התאים את הפרומפט שאתם רוצים, לבחור תא אחר, לעשות "=" ולכתוב AI Table. עליכם לסמן את התא עם הפרומפט ואחרי כמה שניות הוא יפלוט לכם את המידע שאתם מבקשים. יש בחנות התוספים הרבה מאוד כלים נוספים שכדאי לחקור.
בעתיד, כשהבינה המלאכותית תיטמע יותר באקסל, אז תהיה אפשרות לייצר נוסחאות ושאילתות ספציפיות. עד אז, אפשר להכיר את הנוסחאות המהירות הקיימות. לדוגמה - המוכרות ביותר אלו הסכום, ממוצע, ספירת מספרים, מקסימום ומינימום. כל אלו נמצאים תחת סכום אוטומטי בלשונית נוסחאות, ומה שעליכם לעשות זה לסמן את הנתונים שאתם מעוניינים וללחוץ על האפשרות.
יש כמה נוסחאות אחרות שכדאי להכיר כמו IF ו־Xlookup, אם כי זה למטיבי לכת. לדוגמה, Xlookup מאפשרת להכניס לנוסחה את השם או הנתון לפיו אתם רוצים לחפש בעמודה מסוימת (למשל שם של אדם כלשהו), ולבקש איזה נתון אחר מעמודה אחרת בטבלה (למשל הרחוב שבו האדם הזה גר). הנוסחה הזו תאפשר לכם לקבל את התשובה בלי צורך לחפור על כל הנתונים שבטבלה.
גרפים ועיצוב: לתת לנתונים חיים משלהם
אחת האפשרויות החשובות שיש באקסל, היא הצגת הנתונים בצורה רחבה, כך למעשה דרך אקסל אפשר לייצר אינפוגרפיקה נוחה לצפייה ובקלות. עליכם לסמן את הנתונים הרלוונטיים, ותחת לשונית הוספה - אפשר לקבל את כל התרשימים, באקסל יציעו לכם כמה אפשרויות מומלצות.
ישנה חשיבות רבה לנראות של התוכן ושל מאגר הנתונים. קודם כל, אתם יכולים לצבוע את הרקע של הטבלה בצבעים שונים או להדגיש ולהבליט ערכים מסוימים. נניח ויש לכם ציונים של תלמידים, או כל דבר שאתם רוצים לראות בטבלה בסימונים שונים - אתם יכולים להחיל עליו עיצוב מתאים. תחת לשונית "בית" ואחרי שסימנתם את העמודה עם הנתונים המבוקשים, תוכלו ללחוץ על "עיצוב מותנה". שם ישנם כמה סרגלים שונים, ואפשר לצבוע את הנתונים - ירוק לגבוה ואדום לנמוך. יש הרבה אפשרויות לסידור המידע שמול העיניים שלכם יותר טוב.
בנוסף, אם האקסל שלכם בעברית, הטבלאות יוצגו מימין לשמאל - אבל אם הוא באנגלית זה יהיה הפוך. במידה ואתם מעדיפים שהאקסל יישאר באנגלית אך תרצו את הטבלה בצורה שמתאימה לעברית, תוכלו לגשת ל"פריסת עמוד" ("Page layout") ולשנות את זה. עוד כלי שכדאי להכיר - אם תעתיקו עמודה של נתונים, ותרצו להדביק אותה כשורה כל שעליכם לעשות זה לבחור את התא שממנו ההדבקה תתחיל, ללחוץ על קליק ימני ולבחור ב"הדבקה מיוחדת". בעברית זה "שחלף" ובאנגלית זה "Transpose".
יתרה מכך, אם אתם רוצים למחוק שורות ריקות - אתם יכולים לצמצם את הרווחים: תחת לשונית "בית" יש את אפשרות "חפש ובחר" בסוף התפריט, בעת הלחיצה יפתחו כמה אפשרויות - עליכם ללחוץ על "מעבר מיוחד". שם תבחרו ב"ריקים", ומייד יסומנו כל השורות הריקות.
בחלק מהמקרים, לאחר העתקת מידע לקובץ או כל פעולה אחרת - הנתונים עשויים "להיעלם" ובמקומם מוצגים בתא #####. הדרך לטפל בזה, היא לבחור בעיצוב הרלוונטי. תחת לשונית "בית" יש תיבה עם אפשרויות שונות - כמו מספר, תאריך, אחוז ועוד.
מילוי מהיר: חיסכון זמן ויעילות מרבית
אם לדוגמה יש לכם רשימת שמות בעמודה מסוימת, ואתם רוצים שיהיו לכם שתי תיבות - באחת שם פרטי ובשנייה שם משפחה, הפתרון הוא די פשוט. תצטרכו לכתוב את השם הפרטי או המשפחה ליד השם הראשון בעמודה הצמודה, ואז תחת הלשונית "נתונים" ללחוץ מילוי מהיר. זה יעבוד גם בצורה ההפוכה, אם יש רשימה עם שתי תיבות של תוכן ואתם רוצים לאחד את כולן - עליכם לרשום באפשרות הראשונה את החיבור הרצוי, ואז לעשות מילוי מהיר.
מילוי מהיר נוסף שיכול לעזור, זה מילוי תאריכים, חודשים או סתם מספרים. כל שעליכם לעשות זה לכתוב את ההגדרה הראשונה שאתם רוצים, למשל: ינואר 2022 או 01/01/2022, ובתא הזה יש לכם את הקובייה הבולטת בפינת התא - אם תגררו אותה עד לנקודה המתבקשת ותלחצו על "מלא סידרה", תקבלו מילוי אוטומטי קדימה.
ייבוא מ־PDF: לא להעתיק ידנית
תחת הלשונית "נתונים", האפשרות הראשונה שמופיעה היא ייבוא נתונים. תחת הלשונית "מקובץ", יש אפשרות לייבא מקובץ PDF. אם תבחרו "טען" - זה יעביר לכם את הטבלה שבחרתם לקובץ (וייתכן שייקח קצת זמן עד שהנתונים יעברו במלואם). אם תבחרו "המרת נתונים" תוכלו לשחק עם ההגדרות ולבחור איזו עמודה או על מה לוותר. חשוב לציין כי אפשר לייבא נתונים גם דרך אתרים באינטרנט.